Podstawy CRM i lejki sprzedażowe
00:02 – Rola aktywności w CRM
Aktywności są podstawowym mechanizmem organizacji pracy w Odoo CRM. Pozwalają planować kolejne działania związane z klientami i szansami sprzedaży. Dzięki nim handlowcy wiedzą, jakie zadania należy wykonać, kto jest za nie odpowiedzialny oraz kiedy powinny zostać zrealizowane.00:25 – Dlaczego warto korzystać z aktywności
Wraz ze wzrostem liczby klientów i pracowników coraz trudniej kontrolować przebieg procesu sprzedaży. Brak jasno określonych działań prowadzi do opóźnień, utraty kontaktu z klientami oraz problemów z koordynacją pracy zespołu. Aktywności pozwalają uporządkować proces sprzedaży i zwiększyć skuteczność działań handlowych.00:49 – Widok lejka sprzedaży
Po uruchomieniu modułu CRM użytkownik trafia do widoku lejka sprzedaży. Każda karta szansy sprzedaży może zawierać informacje o zaplanowanych działaniach. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka można ocenić stan obsługi poszczególnych klientów i sprawdzić, które sprawy wymagają uwagi.01:07 – Ikony aktywności
Odoo wykorzystuje zestaw ikon reprezentujących różne rodzaje aktywności. Szary zegar oznacza brak zaplanowanych działań. Pozostałe ikony informują o rozmowach telefonicznych, spotkaniach, wiadomościach e-mail, zadaniach do wykonania oraz dokumentach wymagających przygotowania lub udostępnienia.01:29 – Kolory aktywności
Kolor ikony pozwala szybko określić status działania. Zielony oznacza aktywność zaplanowaną na przyszłość. Żółty wskazuje działania wymagające realizacji w bieżącym dniu. Czerwony sygnalizuje przekroczenie terminu realizacji. Dzięki temu użytkownik może łatwo identyfikować zadania wymagające natychmiastowej reakcji.01:56 – Rozpoczęcie planowania aktywności
Nową aktywność można utworzyć bezpośrednio z poziomu lejka sprzedaży. Wystarczy wybrać odpowiednią ikonę lub skorzystać z opcji planowania działań. Pozwala to szybko przypisywać zadania bez konieczności otwierania pełnego formularza szansy sprzedaży.02:26 – Formularz planowania aktywności
Podczas tworzenia aktywności użytkownik określa jej typ, termin realizacji, osobę odpowiedzialną oraz dodatkowe informacje. Notatki mogą zawierać instrukcje dla wykonawcy lub podsumowanie wcześniejszych ustaleń z klientem.02:44 – Przykład planowania rozmowy telefonicznej
Rozmowa telefoniczna jest jednym z najczęściej wykorzystywanych działań w CRM. Może służyć do kontaktu handlowego, zebrania dodatkowych informacji, potwierdzenia ustaleń lub przygotowania kolejnego etapu procesu sprzedaży.03:04 – Przypisanie aktywności do użytkownika
Aktywność może zostać przypisana dowolnemu użytkownikowi systemu. Nie powoduje to zmiany właściciela szansy sprzedaży. Dzięki temu możliwe jest delegowanie zadań pomiędzy członkami zespołu przy zachowaniu pełnej kontroli nad procesem sprzedażowym.03:27 – Zaplanowane działania w Chatterze
Po zapisaniu aktywności pojawia się ona w sekcji Zaplanowane działania. W tym miejscu widoczne są wszystkie najważniejsze informacje, takie jak termin wykonania, typ aktywności, osoba odpowiedzialna oraz dodatkowe notatki. Chatter pełni rolę centralnego miejsca zarządzania komunikacją i historią działań.03:50 – Zarządzanie aktywnościami
Zaplanowane działania można oznaczać jako wykonane, edytować lub usuwać. Regularne aktualizowanie statusów pozwala utrzymać porządek w CRM i zapewnia aktualność informacji dla wszystkich członków zespołu.04:11 – Aktywności dla utraconych szans sprzedaży
Utrata szansy sprzedaży nie musi oznaczać zakończenia relacji z klientem. Odoo pozwala planować działania również dla utraconych szans. Dzięki temu można po pewnym czasie wrócić do klienta, przedstawić nową ofertę lub sprawdzić, czy jego sytuacja uległa zmianie.04:30 – Planowanie kolejnych kroków
Po zakończeniu aktywności warto od razu zaplanować następne działanie. Takie podejście zapewnia ciągłość procesu sprzedaży i zmniejsza ryzyko utraty kontaktu z klientem. Jest to jedna z podstawowych zasad skutecznej pracy z CRM.04:55 – Spotkania jako szczególny typ aktywności
Spotkania różnią się od pozostałych aktywności integracją z modułem Kalendarz. Użytkownik może od razu przejść do planowania wydarzenia, określić termin oraz zaprosić uczestników bez opuszczania modułu CRM.05:16 – Kalendarz w Odoo CRM
Kalendarz umożliwia planowanie i zarządzanie wydarzeniami związanymi z klientami. Wszystkie spotkania są automatycznie powiązane z odpowiednimi szansami sprzedaży, co ułatwia analizę historii kontaktów oraz planowanie dalszych działań.05:41 – Integracja z Google Calendar i Outlook
Odoo może synchronizować wydarzenia z zewnętrznymi kalendarzami. Dzięki temu użytkownik ma dostęp do wszystkich spotkań w jednym miejscu, niezależnie od tego, czy zostały utworzone w Odoo, Google Calendar czy Microsoft Outlook.06:05 – Informacje o uczestnikach spotkania
Po zapisaniu wydarzenia system prezentuje szczegóły spotkania, listę uczestników oraz informacje o organizatorze. Wszystkie dane są dostępne bezpośrednio z poziomu szansy sprzedaży, co ułatwia przygotowanie się do rozmów z klientami.06:26 – Najważniejsze wnioski
Aktywności stanowią fundament organizacji pracy w Odoo CRM. Umożliwiają planowanie zadań, kontrolowanie terminów, delegowanie obowiązków oraz dokumentowanie kontaktów z klientami. W połączeniu z kalendarzem tworzą spójny system wspierający zarządzanie procesem sprzedaży i zwiększający skuteczność działań handlowych.00:02 – Rola aktywności w CRM
Aktywności są podstawowym mechanizmem organizacji pracy w Odoo CRM. Pozwalają planować kolejne działania związane z klientami i szansami sprzedaży. Dzięki nim handlowcy wiedzą, jakie zadania należy wykonać, kto jest za nie odpowiedzialny oraz kiedy powinny zostać zrealizowane.00:25 – Dlaczego warto korzystać z aktywności
Wraz ze wzrostem liczby klientów i pracowników coraz trudniej kontrolować przebieg procesu sprzedaży. Brak jasno określonych działań prowadzi do opóźnień, utraty kontaktu z klientami oraz problemów z koordynacją pracy zespołu. Aktywności pozwalają uporządkować proces sprzedaży i zwiększyć skuteczność działań handlowych.00:49 – Widok lejka sprzedaży
Po uruchomieniu modułu CRM użytkownik trafia do widoku lejka sprzedaży. Każda karta szansy sprzedaży może zawierać informacje o zaplanowanych działaniach. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka można ocenić stan obsługi poszczególnych klientów i sprawdzić, które sprawy wymagają uwagi.01:07 – Ikony aktywności
Odoo wykorzystuje zestaw ikon reprezentujących różne rodzaje aktywności. Szary zegar oznacza brak zaplanowanych działań. Pozostałe ikony informują o rozmowach telefonicznych, spotkaniach, wiadomościach e-mail, zadaniach do wykonania oraz dokumentach wymagających przygotowania lub udostępnienia.01:29 – Kolory aktywności
Kolor ikony pozwala szybko określić status działania. Zielony oznacza aktywność zaplanowaną na przyszłość. Żółty wskazuje działania wymagające realizacji w bieżącym dniu. Czerwony sygnalizuje przekroczenie terminu realizacji. Dzięki temu użytkownik może łatwo identyfikować zadania wymagające natychmiastowej reakcji.01:56 – Rozpoczęcie planowania aktywności
Nową aktywność można utworzyć bezpośrednio z poziomu lejka sprzedaży. Wystarczy wybrać odpowiednią ikonę lub skorzystać z opcji planowania działań. Pozwala to szybko przypisywać zadania bez konieczności otwierania pełnego formularza szansy sprzedaży.02:26 – Formularz planowania aktywności
Podczas tworzenia aktywności użytkownik określa jej typ, termin realizacji, osobę odpowiedzialną oraz dodatkowe informacje. Notatki mogą zawierać instrukcje dla wykonawcy lub podsumowanie wcześniejszych ustaleń z klientem.02:44 – Przykład planowania rozmowy telefonicznej
Rozmowa telefoniczna jest jednym z najczęściej wykorzystywanych działań w CRM. Może służyć do kontaktu handlowego, zebrania dodatkowych informacji, potwierdzenia ustaleń lub przygotowania kolejnego etapu procesu sprzedaży.03:04 – Przypisanie aktywności do użytkownika
Aktywność może zostać przypisana dowolnemu użytkownikowi systemu. Nie powoduje to zmiany właściciela szansy sprzedaży. Dzięki temu możliwe jest delegowanie zadań pomiędzy członkami zespołu przy zachowaniu pełnej kontroli nad procesem sprzedażowym.03:27 – Zaplanowane działania w Chatterze
Po zapisaniu aktywności pojawia się ona w sekcji Zaplanowane działania. W tym miejscu widoczne są wszystkie najważniejsze informacje, takie jak termin wykonania, typ aktywności, osoba odpowiedzialna oraz dodatkowe notatki. Chatter pełni rolę centralnego miejsca zarządzania komunikacją i historią działań.03:50 – Zarządzanie aktywnościami
Zaplanowane działania można oznaczać jako wykonane, edytować lub usuwać. Regularne aktualizowanie statusów pozwala utrzymać porządek w CRM i zapewnia aktualność informacji dla wszystkich członków zespołu.04:11 – Aktywności dla utraconych szans sprzedaży
Utrata szansy sprzedaży nie musi oznaczać zakończenia relacji z klientem. Odoo pozwala planować działania również dla utraconych szans. Dzięki temu można po pewnym czasie wrócić do klienta, przedstawić nową ofertę lub sprawdzić, czy jego sytuacja uległa zmianie.04:30 – Planowanie kolejnych kroków
Po zakończeniu aktywności warto od razu zaplanować następne działanie. Takie podejście zapewnia ciągłość procesu sprzedaży i zmniejsza ryzyko utraty kontaktu z klientem. Jest to jedna z podstawowych zasad skutecznej pracy z CRM.04:55 – Spotkania jako szczególny typ aktywności
Spotkania różnią się od pozostałych aktywności integracją z modułem Kalendarz. Użytkownik może od razu przejść do planowania wydarzenia, określić termin oraz zaprosić uczestników bez opuszczania modułu CRM.05:16 – Kalendarz w Odoo CRM
Kalendarz umożliwia planowanie i zarządzanie wydarzeniami związanymi z klientami. Wszystkie spotkania są automatycznie powiązane z odpowiednimi szansami sprzedaży, co ułatwia analizę historii kontaktów oraz planowanie dalszych działań.05:41 – Integracja z Google Calendar i Outlook
Odoo może synchronizować wydarzenia z zewnętrznymi kalendarzami. Dzięki temu użytkownik ma dostęp do wszystkich spotkań w jednym miejscu, niezależnie od tego, czy zostały utworzone w Odoo, Google Calendar czy Microsoft Outlook.06:05 – Informacje o uczestnikach spotkania
Po zapisaniu wydarzenia system prezentuje szczegóły spotkania, listę uczestników oraz informacje o organizatorze. Wszystkie dane są dostępne bezpośrednio z poziomu szansy sprzedaży, co ułatwia przygotowanie się do rozmów z klientami.06:26 – Najważniejsze wnioski
Aktywności stanowią fundament organizacji pracy w Odoo CRM. Umożliwiają planowanie zadań, kontrolowanie terminów, delegowanie obowiązków oraz dokumentowanie kontaktów z klientami. W połączeniu z kalendarzem tworzą spójny system wspierający zarządzanie procesem sprzedaży i zwiększający skuteczność działań handlowych.
[00:02]
[music] What's going on, Odoers? In this video, we're talking about the ins and outs of activities in the CRM pipeline. Let me set a scene for you.
Your business is growing. You're bringing on new people, and everything's looking up, but your customer relationship management could use some work.
You can't tell who's working on what. You can't tell which customers are buying and which ones are dodging your phone calls.
[00:25]
There's no easy way for sales to communicate with each other and with customers.
Odoers, I say to you, it doesn't have to be this way.
Here at Stealthy Wood, we use Odoo CRM app to keep our sales team focused, our customers happy, and our business thriving. And you can, too.
All right.
[00:49]
So, for today, we're focusing on the CRM app. So, we're going to open it up and take a look inside.
Right off the bat, it's going to open up the pipeline and specifically my pipeline. But we want to see the whole thing.
So, we're going to go ahead and remove the my pipeline filter.
[01:07]
And when we do, you might notice that our pipeline is looking a little bit more colorful than some of our other videos.
Well, how come, you may ask?
These colors are directly tied to these icons that we see here. These represent activities.
The gray clock icon is an indicator that there are currently no scheduled activities for that opportunity.
[01:29]
You also have phones for calls, people for meetings, envelopes for emails, and even check marks for general to-dos.
And then we even have an upload symbol for documents that need to be shared.
As for the colors, green means an event is in the future with plenty of time to get it done.
Red means that the event is overdue.
Did a deadline slip past or did a follow-up event simply not get scheduled? You have to check and see.
[01:56]
Yellow means the event is due today, so better get it done.
And finally, the colors in the bar for each stage reflect the proportion of colors in the activities within that stage.
Now, let's talk a little bit about activities.
We'll start by clicking this gray clock icon here for Tables for Bill.
When we do that, it brings up a Schedule an Activity popup along with a very helpful little line about why you might want to schedule an activity.
Thanks, popup.
[02:26]
So, now we're going to click Schedule an Activity.
And when we do, this Schedule Activity form appears.
There are some handy buttons for each of those activities that I mentioned earlier.
Aside from meetings, every activity includes a summary, an assignment field, and a notes section.
There's also a due date that's automatically set, but of course, we can override it.
[02:44]
We'll dive deeper into meetings in just a minute, but for now, let's go ahead and schedule a call.
We'll leave the due date as is, and we're going to assign our activity to our best salesperson, which is William.
They know him up and down New England.
Now, let's make a note here.
We're just going to paste it in.
And once that's all set, we're just going to click Save and Done.
[03:04]
But what did we actually do?
We've got a little green phone icon on their opportunity now.
But is that it?
Let's go ahead and click into the opportunity and find out.
You'll notice that our salesperson field here still hasn't changed.
It's still Mitchell Admin because the activity was assigned to Willie, not the entire opportunity.
[03:27]
So, if we scroll down to our chatter section, you'll see that we've got a new section here for Planned Activities.
Now, one thing to keep in mind, this section only appears when an activity has been scheduled.
In it, we'll see our activity that we assigned to Willie.
The color, icon, due date, activity type, and note, they're all there as well.
[03:50]
Now, from here, we can either mark it done, edit it, or even just cancel it outright.
If we cancel this, then it'll clear out the Planned Activity section since there are no other planned activities.
Before we move on to meetings, a quick note.
You can even assign activities to lost opportunities, like if you ever wanted to reach out with a call or an email to try to win back a business opportunity.
[04:11]
Okay, that was pretty simple and straightforward.
Setting up a meeting is a little bit more involved though, so let's focus on that next.
We'll say the call went well.
Of course it did. Willie is a great salesman after all.
Way out there in the blue, riding on a smile and shoe shine.
[04:30]
So, let's mark that call as done.
We'll leave some feedback.
We'll just say, "Great job, Will."
And now we're going to click Done and Schedule Next.
That brings up the Schedule an Activity form.
[04:55]
And here we're going to click Meeting.
And when we do, all those fields disappear.
We're told to schedule a meeting in our calendar.
Does that mean we have to stop what we're doing and go open up the Calendar app?
Absolutely not.
We're going to click the Schedule button right here.
[05:16]
And look at that.
Our calendar pops up all without ever leaving the CRM app.
It functions the way most calendars do.
Over on the right, you'll see options to synchronize this calendar with your Google or Outlook.
And it only shows events with these attendees selected.
[05:41]
If you sync an external calendar, you'll also see those events pop up here.
If you're logged in as an admin user, you'll also see a button to share the calendar with others, either the whole calendar or even just specific time slots or events.
Anyways, let's create that event for Willie while we're here.
And we'll do it for tomorrow.
Let's say 1:00 PM.
And then we'll click Save.
[06:05]
And that sends us back to the opportunity form where we can see the new activity right there in our Planned Activity section.
We can also see who the activity is for, who organized it, and the contact details of other attendees.
And of course, if we need to reschedule, there's always this handy Reschedule button that will bring us right back to the calendar.
[06:26]
All right, you're an activities expert.
You know everything you need to know except for everything about customizing activities and creating activity plans.
But that's a topic for another video.
All right, Odoers. That's it for me.
I'll see you next time.
Till then remember, stay active.
[music] What's going on, Odoers? In this video, we're talking about the ins and outs of activities in the CRM pipeline. Let me set a scene for you.
Your business is growing. You're bringing on new people, and everything's looking up, but your customer relationship management could use some work.
You can't tell who's working on what. You can't tell which customers are buying and which ones are dodging your phone calls.
[00:25]
There's no easy way for sales to communicate with each other and with customers.
Odoers, I say to you, it doesn't have to be this way.
Here at Stealthy Wood, we use Odoo CRM app to keep our sales team focused, our customers happy, and our business thriving. And you can, too.
All right.
[00:49]
So, for today, we're focusing on the CRM app. So, we're going to open it up and take a look inside.
Right off the bat, it's going to open up the pipeline and specifically my pipeline. But we want to see the whole thing.
So, we're going to go ahead and remove the my pipeline filter.
[01:07]
And when we do, you might notice that our pipeline is looking a little bit more colorful than some of our other videos.
Well, how come, you may ask?
These colors are directly tied to these icons that we see here. These represent activities.
The gray clock icon is an indicator that there are currently no scheduled activities for that opportunity.
[01:29]
You also have phones for calls, people for meetings, envelopes for emails, and even check marks for general to-dos.
And then we even have an upload symbol for documents that need to be shared.
As for the colors, green means an event is in the future with plenty of time to get it done.
Red means that the event is overdue.
Did a deadline slip past or did a follow-up event simply not get scheduled? You have to check and see.
[01:56]
Yellow means the event is due today, so better get it done.
And finally, the colors in the bar for each stage reflect the proportion of colors in the activities within that stage.
Now, let's talk a little bit about activities.
We'll start by clicking this gray clock icon here for Tables for Bill.
When we do that, it brings up a Schedule an Activity popup along with a very helpful little line about why you might want to schedule an activity.
Thanks, popup.
[02:26]
So, now we're going to click Schedule an Activity.
And when we do, this Schedule Activity form appears.
There are some handy buttons for each of those activities that I mentioned earlier.
Aside from meetings, every activity includes a summary, an assignment field, and a notes section.
There's also a due date that's automatically set, but of course, we can override it.
[02:44]
We'll dive deeper into meetings in just a minute, but for now, let's go ahead and schedule a call.
We'll leave the due date as is, and we're going to assign our activity to our best salesperson, which is William.
They know him up and down New England.
Now, let's make a note here.
We're just going to paste it in.
And once that's all set, we're just going to click Save and Done.
[03:04]
But what did we actually do?
We've got a little green phone icon on their opportunity now.
But is that it?
Let's go ahead and click into the opportunity and find out.
You'll notice that our salesperson field here still hasn't changed.
It's still Mitchell Admin because the activity was assigned to Willie, not the entire opportunity.
[03:27]
So, if we scroll down to our chatter section, you'll see that we've got a new section here for Planned Activities.
Now, one thing to keep in mind, this section only appears when an activity has been scheduled.
In it, we'll see our activity that we assigned to Willie.
The color, icon, due date, activity type, and note, they're all there as well.
[03:50]
Now, from here, we can either mark it done, edit it, or even just cancel it outright.
If we cancel this, then it'll clear out the Planned Activity section since there are no other planned activities.
Before we move on to meetings, a quick note.
You can even assign activities to lost opportunities, like if you ever wanted to reach out with a call or an email to try to win back a business opportunity.
[04:11]
Okay, that was pretty simple and straightforward.
Setting up a meeting is a little bit more involved though, so let's focus on that next.
We'll say the call went well.
Of course it did. Willie is a great salesman after all.
Way out there in the blue, riding on a smile and shoe shine.
[04:30]
So, let's mark that call as done.
We'll leave some feedback.
We'll just say, "Great job, Will."
And now we're going to click Done and Schedule Next.
That brings up the Schedule an Activity form.
[04:55]
And here we're going to click Meeting.
And when we do, all those fields disappear.
We're told to schedule a meeting in our calendar.
Does that mean we have to stop what we're doing and go open up the Calendar app?
Absolutely not.
We're going to click the Schedule button right here.
[05:16]
And look at that.
Our calendar pops up all without ever leaving the CRM app.
It functions the way most calendars do.
Over on the right, you'll see options to synchronize this calendar with your Google or Outlook.
And it only shows events with these attendees selected.
[05:41]
If you sync an external calendar, you'll also see those events pop up here.
If you're logged in as an admin user, you'll also see a button to share the calendar with others, either the whole calendar or even just specific time slots or events.
Anyways, let's create that event for Willie while we're here.
And we'll do it for tomorrow.
Let's say 1:00 PM.
And then we'll click Save.
[06:05]
And that sends us back to the opportunity form where we can see the new activity right there in our Planned Activity section.
We can also see who the activity is for, who organized it, and the contact details of other attendees.
And of course, if we need to reschedule, there's always this handy Reschedule button that will bring us right back to the calendar.
[06:26]
All right, you're an activities expert.
You know everything you need to know except for everything about customizing activities and creating activity plans.
But that's a topic for another video.
All right, Odoers. That's it for me.
I'll see you next time.
Till then remember, stay active.
[00:02]
[music] What's going on, Odoers? In this video, we're talking about the ins and outs of activities in the CRM pipeline. Let me set a scene for you.
Your business is growing. You're bringing on new people, and everything's looking up, but your customer relationship management could use some work.
You can't tell who's working on what. You can't tell which customers are buying and which ones are dodging your phone calls.
[00:25]
There's no easy way for sales to communicate with each other and with customers.
Odoers, I say to you, it doesn't have to be this way.
Here at Stealthy Wood, we use Odoo CRM app to keep our sales team focused, our customers happy, and our business thriving. And you can, too.
All right.
[00:49]
So, for today, we're focusing on the CRM app. So, we're going to open it up and take a look inside.
Right off the bat, it's going to open up the pipeline and specifically my pipeline. But we want to see the whole thing.
So, we're going to go ahead and remove the my pipeline filter.
[01:07]
And when we do, you might notice that our pipeline is looking a little bit more colorful than some of our other videos.
Well, how come, you may ask?
These colors are directly tied to these icons that we see here. These represent activities.
The gray clock icon is an indicator that there are currently no scheduled activities for that opportunity.
[01:29]
You also have phones for calls, people for meetings, envelopes for emails, and even check marks for general to-dos.
And then we even have an upload symbol for documents that need to be shared.
As for the colors, green means an event is in the future with plenty of time to get it done.
Red means that the event is overdue.
Did a deadline slip past or did a follow-up event simply not get scheduled? You have to check and see.
[01:56]
Yellow means the event is due today, so better get it done.
And finally, the colors in the bar for each stage reflect the proportion of colors in the activities within that stage.
Now, let's talk a little bit about activities.
We'll start by clicking this gray clock icon here for Tables for Bill.
When we do that, it brings up a Schedule an Activity popup along with a very helpful little line about why you might want to schedule an activity.
Thanks, popup.
[02:26]
So, now we're going to click Schedule an Activity.
And when we do, this Schedule Activity form appears.
There are some handy buttons for each of those activities that I mentioned earlier.
Aside from meetings, every activity includes a summary, an assignment field, and a notes section.
There's also a due date that's automatically set, but of course, we can override it.
[02:44]
We'll dive deeper into meetings in just a minute, but for now, let's go ahead and schedule a call.
We'll leave the due date as is, and we're going to assign our activity to our best salesperson, which is William.
They know him up and down New England.
Now, let's make a note here.
We're just going to paste it in.
And once that's all set, we're just going to click Save and Done.
[03:04]
But what did we actually do?
We've got a little green phone icon on their opportunity now.
But is that it?
Let's go ahead and click into the opportunity and find out.
You'll notice that our salesperson field here still hasn't changed.
It's still Mitchell Admin because the activity was assigned to Willie, not the entire opportunity.
[03:27]
So, if we scroll down to our chatter section, you'll see that we've got a new section here for Planned Activities.
Now, one thing to keep in mind, this section only appears when an activity has been scheduled.
In it, we'll see our activity that we assigned to Willie.
The color, icon, due date, activity type, and note, they're all there as well.
[03:50]
Now, from here, we can either mark it done, edit it, or even just cancel it outright.
If we cancel this, then it'll clear out the Planned Activity section since there are no other planned activities.
Before we move on to meetings, a quick note.
You can even assign activities to lost opportunities, like if you ever wanted to reach out with a call or an email to try to win back a business opportunity.
[04:11]
Okay, that was pretty simple and straightforward.
Setting up a meeting is a little bit more involved though, so let's focus on that next.
We'll say the call went well.
Of course it did. Willie is a great salesman after all.
Way out there in the blue, riding on a smile and shoe shine.
[04:30]
So, let's mark that call as done.
We'll leave some feedback.
We'll just say, "Great job, Will."
And now we're going to click Done and Schedule Next.
That brings up the Schedule an Activity form.
[04:55]
And here we're going to click Meeting.
And when we do, all those fields disappear.
We're told to schedule a meeting in our calendar.
Does that mean we have to stop what we're doing and go open up the Calendar app?
Absolutely not.
We're going to click the Schedule button right here.
[05:16]
And look at that.
Our calendar pops up all without ever leaving the CRM app.
It functions the way most calendars do.
Over on the right, you'll see options to synchronize this calendar with your Google or Outlook.
And it only shows events with these attendees selected.
[05:41]
If you sync an external calendar, you'll also see those events pop up here.
If you're logged in as an admin user, you'll also see a button to share the calendar with others, either the whole calendar or even just specific time slots or events.
Anyways, let's create that event for Willie while we're here.
And we'll do it for tomorrow.
Let's say 1:00 PM.
And then we'll click Save.
[06:05]
And that sends us back to the opportunity form where we can see the new activity right there in our Planned Activity section.
We can also see who the activity is for, who organized it, and the contact details of other attendees.
And of course, if we need to reschedule, there's always this handy Reschedule button that will bring us right back to the calendar.
[06:26]
All right, you're an activities expert.
You know everything you need to know except for everything about customizing activities and creating activity plans.
But that's a topic for another video.
All right, Odoers. That's it for me.
I'll see you next time.
Till then remember, stay active.
[music] What's going on, Odoers? In this video, we're talking about the ins and outs of activities in the CRM pipeline. Let me set a scene for you.
Your business is growing. You're bringing on new people, and everything's looking up, but your customer relationship management could use some work.
You can't tell who's working on what. You can't tell which customers are buying and which ones are dodging your phone calls.
[00:25]
There's no easy way for sales to communicate with each other and with customers.
Odoers, I say to you, it doesn't have to be this way.
Here at Stealthy Wood, we use Odoo CRM app to keep our sales team focused, our customers happy, and our business thriving. And you can, too.
All right.
[00:49]
So, for today, we're focusing on the CRM app. So, we're going to open it up and take a look inside.
Right off the bat, it's going to open up the pipeline and specifically my pipeline. But we want to see the whole thing.
So, we're going to go ahead and remove the my pipeline filter.
[01:07]
And when we do, you might notice that our pipeline is looking a little bit more colorful than some of our other videos.
Well, how come, you may ask?
These colors are directly tied to these icons that we see here. These represent activities.
The gray clock icon is an indicator that there are currently no scheduled activities for that opportunity.
[01:29]
You also have phones for calls, people for meetings, envelopes for emails, and even check marks for general to-dos.
And then we even have an upload symbol for documents that need to be shared.
As for the colors, green means an event is in the future with plenty of time to get it done.
Red means that the event is overdue.
Did a deadline slip past or did a follow-up event simply not get scheduled? You have to check and see.
[01:56]
Yellow means the event is due today, so better get it done.
And finally, the colors in the bar for each stage reflect the proportion of colors in the activities within that stage.
Now, let's talk a little bit about activities.
We'll start by clicking this gray clock icon here for Tables for Bill.
When we do that, it brings up a Schedule an Activity popup along with a very helpful little line about why you might want to schedule an activity.
Thanks, popup.
[02:26]
So, now we're going to click Schedule an Activity.
And when we do, this Schedule Activity form appears.
There are some handy buttons for each of those activities that I mentioned earlier.
Aside from meetings, every activity includes a summary, an assignment field, and a notes section.
There's also a due date that's automatically set, but of course, we can override it.
[02:44]
We'll dive deeper into meetings in just a minute, but for now, let's go ahead and schedule a call.
We'll leave the due date as is, and we're going to assign our activity to our best salesperson, which is William.
They know him up and down New England.
Now, let's make a note here.
We're just going to paste it in.
And once that's all set, we're just going to click Save and Done.
[03:04]
But what did we actually do?
We've got a little green phone icon on their opportunity now.
But is that it?
Let's go ahead and click into the opportunity and find out.
You'll notice that our salesperson field here still hasn't changed.
It's still Mitchell Admin because the activity was assigned to Willie, not the entire opportunity.
[03:27]
So, if we scroll down to our chatter section, you'll see that we've got a new section here for Planned Activities.
Now, one thing to keep in mind, this section only appears when an activity has been scheduled.
In it, we'll see our activity that we assigned to Willie.
The color, icon, due date, activity type, and note, they're all there as well.
[03:50]
Now, from here, we can either mark it done, edit it, or even just cancel it outright.
If we cancel this, then it'll clear out the Planned Activity section since there are no other planned activities.
Before we move on to meetings, a quick note.
You can even assign activities to lost opportunities, like if you ever wanted to reach out with a call or an email to try to win back a business opportunity.
[04:11]
Okay, that was pretty simple and straightforward.
Setting up a meeting is a little bit more involved though, so let's focus on that next.
We'll say the call went well.
Of course it did. Willie is a great salesman after all.
Way out there in the blue, riding on a smile and shoe shine.
[04:30]
So, let's mark that call as done.
We'll leave some feedback.
We'll just say, "Great job, Will."
And now we're going to click Done and Schedule Next.
That brings up the Schedule an Activity form.
[04:55]
And here we're going to click Meeting.
And when we do, all those fields disappear.
We're told to schedule a meeting in our calendar.
Does that mean we have to stop what we're doing and go open up the Calendar app?
Absolutely not.
We're going to click the Schedule button right here.
[05:16]
And look at that.
Our calendar pops up all without ever leaving the CRM app.
It functions the way most calendars do.
Over on the right, you'll see options to synchronize this calendar with your Google or Outlook.
And it only shows events with these attendees selected.
[05:41]
If you sync an external calendar, you'll also see those events pop up here.
If you're logged in as an admin user, you'll also see a button to share the calendar with others, either the whole calendar or even just specific time slots or events.
Anyways, let's create that event for Willie while we're here.
And we'll do it for tomorrow.
Let's say 1:00 PM.
And then we'll click Save.
[06:05]
And that sends us back to the opportunity form where we can see the new activity right there in our Planned Activity section.
We can also see who the activity is for, who organized it, and the contact details of other attendees.
And of course, if we need to reschedule, there's always this handy Reschedule button that will bring us right back to the calendar.
[06:26]
All right, you're an activities expert.
You know everything you need to know except for everything about customizing activities and creating activity plans.
But that's a topic for another video.
All right, Odoers. That's it for me.
I'll see you next time.
Till then remember, stay active.
[00:02]
[muzyka] Co słychać, Odoersi? W tym filmie omówimy wszystko, co warto wiedzieć o aktywnościach w lejku CRM. Wyobraź sobie taką sytuację.
Twoja firma się rozwija. Zatrudniasz nowe osoby i wszystko zmierza w dobrym kierunku, ale zarządzanie relacjami z klientami pozostawia wiele do życzenia.
Nie wiesz, kto nad czym pracuje. Nie wiesz, którzy klienci kupują, a którzy unikają Twoich telefonów.
[00:25]
Nie ma łatwego sposobu, aby handlowcy komunikowali się między sobą i z klientami.
Odoersi, mówię wam – nie musi tak być.
W Stealthy Wood korzystamy z aplikacji Odoo CRM, aby utrzymać koncentrację zespołu sprzedaży, zadowolenie klientów i rozwój firmy. Wy też możecie.
No dobrze.
[00:49]
Dzisiaj skupimy się na aplikacji CRM. Otwórzmy ją i zobaczmy, co znajduje się w środku.
Na początku otwiera się lejek sprzedaży, a dokładniej mój lejek. Chcemy jednak zobaczyć wszystko.
Usuniemy więc filtr „Mój lejek”.
[01:07]
Po jego usunięciu możecie zauważyć, że nasz lejek jest bardziej kolorowy niż w niektórych wcześniejszych filmach.
Skąd te kolory?
Są one bezpośrednio powiązane z ikonami, które tutaj widzimy. Reprezentują one aktywności.
Szara ikona zegara oznacza, że dla tej szansy sprzedaży nie zaplanowano żadnych działań.
[01:29]
Ikona telefonu oznacza rozmowę telefoniczną, ikona osoby spotkanie, koperta wiadomość e-mail, a znacznik wyboru ogólne zadanie do wykonania.
Mamy również ikonę przesyłania pliku dla dokumentów wymagających udostępnienia.
Jeśli chodzi o kolory, zielony oznacza wydarzenie zaplanowane w przyszłości i wystarczającą ilość czasu na jego realizację.
Czerwony oznacza działanie po terminie.
Czy termin został przekroczony, czy po prostu nie zaplanowano kolejnego działania? Trzeba to sprawdzić.
[01:56]
Żółty oznacza, że działanie należy wykonać dzisiaj, więc warto się nim zająć.
Kolory paska etapu odzwierciedlają proporcje aktywności znajdujących się w danym etapie.
Porozmawiajmy teraz o samych aktywnościach.
Zaczniemy od kliknięcia szarej ikony zegara przy szansie „Tables for Bill”.
Po kliknięciu pojawi się okno planowania aktywności wraz z krótką informacją wyjaśniającą, dlaczego warto zaplanować działanie.
Dzięki, okienko.
[02:26]
Klikamy teraz „Schedule an Activity”.
Pojawia się formularz planowania aktywności.
Znajdują się w nim przyciski dla wszystkich wcześniej wspomnianych typów działań.
Poza spotkaniami każda aktywność zawiera podsumowanie, pole przypisania oraz sekcję notatek.
Automatycznie ustawiany jest również termin realizacji, który można zmienić.
[02:44]
Do spotkań wrócimy za chwilę, ale na razie zaplanujmy rozmowę telefoniczną.
Pozostawimy domyślny termin i przypiszemy aktywność naszemu najlepszemu handlowcowi – Williamowi.
Znają go w całej Nowej Anglii.
Dodajmy notatkę.
Po prostu ją wkleimy.
Gdy wszystko będzie gotowe, klikamy „Save and Done”.
[03:04]
Co właściwie zrobiliśmy?
Przy szansie sprzedaży pojawiła się zielona ikona telefonu.
Ale czy to wszystko?
Wejdźmy do tej szansy sprzedaży i sprawdźmy.
Zauważcie, że pole handlowca się nie zmieniło.
Nadal widnieje tam Mitchell Admin, ponieważ aktywność została przypisana Willie'emu, a nie całej szansie sprzedaży.
[03:27]
Po przewinięciu do sekcji Chatter zobaczymy nową sekcję „Planned Activities”.
Warto pamiętać, że pojawia się ona tylko wtedy, gdy zaplanowano przynajmniej jedną aktywność.
Widzimy tutaj aktywność przypisaną Willie'emu.
Kolor, ikona, termin, typ aktywności oraz notatka są widoczne w jednym miejscu.
[03:50]
Możemy oznaczyć aktywność jako wykonaną, edytować ją lub całkowicie anulować.
Jeśli ją anulujemy, sekcja zaplanowanych działań zniknie, ponieważ nie będzie już żadnych aktywności.
Jeszcze jedna uwaga przed omówieniem spotkań.
Aktywności można przypisywać również do utraconych szans sprzedaży, na przykład aby ponownie skontaktować się z klientem i spróbować odzyskać szansę biznesową.
[04:11]
To było całkiem proste.
Konfiguracja spotkania jest nieco bardziej rozbudowana, więc skupmy się teraz na niej.
Załóżmy, że rozmowa telefoniczna przebiegła pomyślnie.
Oczywiście tak było – Willie to świetny handlowiec.
[04:30]
Oznaczmy więc rozmowę jako wykonaną.
Dodamy opinię zwrotną.
Napiszemy: „Świetna robota, Will”.
Następnie klikniemy „Done and Schedule Next”.
Ponownie pojawi się formularz planowania aktywności.
[04:55]
Tym razem wybierzemy spotkanie.
Po jego wybraniu wszystkie wcześniejsze pola znikają.
System informuje nas, że należy zaplanować spotkanie w kalendarzu.
Czy oznacza to konieczność opuszczenia CRM i otwarcia aplikacji Kalendarz?
Absolutnie nie.
Klikamy przycisk „Schedule”.
[05:16]
I proszę bardzo.
Kalendarz otwiera się bez opuszczania aplikacji CRM.
Działa podobnie jak większość kalendarzy.
Po prawej stronie znajdują się opcje synchronizacji z Google Calendar i Microsoft Outlook.
Wyświetlane są wydarzenia związane z wybranymi uczestnikami.
[05:41]
Po zsynchronizowaniu zewnętrznego kalendarza jego wydarzenia również pojawią się tutaj.
Administratorzy zobaczą także przycisk umożliwiający udostępnianie kalendarza innym użytkownikom – całego kalendarza lub wybranych wydarzeń i przedziałów czasowych.
Utwórzmy teraz wydarzenie dla Williego.
Ustawimy je na jutro.
Załóżmy, że na godzinę 13:00.
Następnie klikamy „Save”.
[06:05]
Wracamy do formularza szansy sprzedaży, gdzie nowa aktywność jest już widoczna w sekcji zaplanowanych działań.
Możemy zobaczyć, dla kogo jest przeznaczona, kto ją zorganizował oraz dane kontaktowe pozostałych uczestników.
Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany terminu, wystarczy użyć przycisku „Reschedule”, który ponownie otworzy kalendarz.
[06:26]
Teraz jesteście już ekspertami od aktywności.
A właściwie prawie ekspertami.
Tworzenie własnych aktywności i planów aktywności to temat na kolejny film.
To wszystko na dziś, Odoersi.
Do zobaczenia następnym razem.
A do tego czasu pamiętajcie – bądźcie aktywni.
[muzyka] Co słychać, Odoersi? W tym filmie omówimy wszystko, co warto wiedzieć o aktywnościach w lejku CRM. Wyobraź sobie taką sytuację.
Twoja firma się rozwija. Zatrudniasz nowe osoby i wszystko zmierza w dobrym kierunku, ale zarządzanie relacjami z klientami pozostawia wiele do życzenia.
Nie wiesz, kto nad czym pracuje. Nie wiesz, którzy klienci kupują, a którzy unikają Twoich telefonów.
[00:25]
Nie ma łatwego sposobu, aby handlowcy komunikowali się między sobą i z klientami.
Odoersi, mówię wam – nie musi tak być.
W Stealthy Wood korzystamy z aplikacji Odoo CRM, aby utrzymać koncentrację zespołu sprzedaży, zadowolenie klientów i rozwój firmy. Wy też możecie.
No dobrze.
[00:49]
Dzisiaj skupimy się na aplikacji CRM. Otwórzmy ją i zobaczmy, co znajduje się w środku.
Na początku otwiera się lejek sprzedaży, a dokładniej mój lejek. Chcemy jednak zobaczyć wszystko.
Usuniemy więc filtr „Mój lejek”.
[01:07]
Po jego usunięciu możecie zauważyć, że nasz lejek jest bardziej kolorowy niż w niektórych wcześniejszych filmach.
Skąd te kolory?
Są one bezpośrednio powiązane z ikonami, które tutaj widzimy. Reprezentują one aktywności.
Szara ikona zegara oznacza, że dla tej szansy sprzedaży nie zaplanowano żadnych działań.
[01:29]
Ikona telefonu oznacza rozmowę telefoniczną, ikona osoby spotkanie, koperta wiadomość e-mail, a znacznik wyboru ogólne zadanie do wykonania.
Mamy również ikonę przesyłania pliku dla dokumentów wymagających udostępnienia.
Jeśli chodzi o kolory, zielony oznacza wydarzenie zaplanowane w przyszłości i wystarczającą ilość czasu na jego realizację.
Czerwony oznacza działanie po terminie.
Czy termin został przekroczony, czy po prostu nie zaplanowano kolejnego działania? Trzeba to sprawdzić.
[01:56]
Żółty oznacza, że działanie należy wykonać dzisiaj, więc warto się nim zająć.
Kolory paska etapu odzwierciedlają proporcje aktywności znajdujących się w danym etapie.
Porozmawiajmy teraz o samych aktywnościach.
Zaczniemy od kliknięcia szarej ikony zegara przy szansie „Tables for Bill”.
Po kliknięciu pojawi się okno planowania aktywności wraz z krótką informacją wyjaśniającą, dlaczego warto zaplanować działanie.
Dzięki, okienko.
[02:26]
Klikamy teraz „Schedule an Activity”.
Pojawia się formularz planowania aktywności.
Znajdują się w nim przyciski dla wszystkich wcześniej wspomnianych typów działań.
Poza spotkaniami każda aktywność zawiera podsumowanie, pole przypisania oraz sekcję notatek.
Automatycznie ustawiany jest również termin realizacji, który można zmienić.
[02:44]
Do spotkań wrócimy za chwilę, ale na razie zaplanujmy rozmowę telefoniczną.
Pozostawimy domyślny termin i przypiszemy aktywność naszemu najlepszemu handlowcowi – Williamowi.
Znają go w całej Nowej Anglii.
Dodajmy notatkę.
Po prostu ją wkleimy.
Gdy wszystko będzie gotowe, klikamy „Save and Done”.
[03:04]
Co właściwie zrobiliśmy?
Przy szansie sprzedaży pojawiła się zielona ikona telefonu.
Ale czy to wszystko?
Wejdźmy do tej szansy sprzedaży i sprawdźmy.
Zauważcie, że pole handlowca się nie zmieniło.
Nadal widnieje tam Mitchell Admin, ponieważ aktywność została przypisana Willie'emu, a nie całej szansie sprzedaży.
[03:27]
Po przewinięciu do sekcji Chatter zobaczymy nową sekcję „Planned Activities”.
Warto pamiętać, że pojawia się ona tylko wtedy, gdy zaplanowano przynajmniej jedną aktywność.
Widzimy tutaj aktywność przypisaną Willie'emu.
Kolor, ikona, termin, typ aktywności oraz notatka są widoczne w jednym miejscu.
[03:50]
Możemy oznaczyć aktywność jako wykonaną, edytować ją lub całkowicie anulować.
Jeśli ją anulujemy, sekcja zaplanowanych działań zniknie, ponieważ nie będzie już żadnych aktywności.
Jeszcze jedna uwaga przed omówieniem spotkań.
Aktywności można przypisywać również do utraconych szans sprzedaży, na przykład aby ponownie skontaktować się z klientem i spróbować odzyskać szansę biznesową.
[04:11]
To było całkiem proste.
Konfiguracja spotkania jest nieco bardziej rozbudowana, więc skupmy się teraz na niej.
Załóżmy, że rozmowa telefoniczna przebiegła pomyślnie.
Oczywiście tak było – Willie to świetny handlowiec.
[04:30]
Oznaczmy więc rozmowę jako wykonaną.
Dodamy opinię zwrotną.
Napiszemy: „Świetna robota, Will”.
Następnie klikniemy „Done and Schedule Next”.
Ponownie pojawi się formularz planowania aktywności.
[04:55]
Tym razem wybierzemy spotkanie.
Po jego wybraniu wszystkie wcześniejsze pola znikają.
System informuje nas, że należy zaplanować spotkanie w kalendarzu.
Czy oznacza to konieczność opuszczenia CRM i otwarcia aplikacji Kalendarz?
Absolutnie nie.
Klikamy przycisk „Schedule”.
[05:16]
I proszę bardzo.
Kalendarz otwiera się bez opuszczania aplikacji CRM.
Działa podobnie jak większość kalendarzy.
Po prawej stronie znajdują się opcje synchronizacji z Google Calendar i Microsoft Outlook.
Wyświetlane są wydarzenia związane z wybranymi uczestnikami.
[05:41]
Po zsynchronizowaniu zewnętrznego kalendarza jego wydarzenia również pojawią się tutaj.
Administratorzy zobaczą także przycisk umożliwiający udostępnianie kalendarza innym użytkownikom – całego kalendarza lub wybranych wydarzeń i przedziałów czasowych.
Utwórzmy teraz wydarzenie dla Williego.
Ustawimy je na jutro.
Załóżmy, że na godzinę 13:00.
Następnie klikamy „Save”.
[06:05]
Wracamy do formularza szansy sprzedaży, gdzie nowa aktywność jest już widoczna w sekcji zaplanowanych działań.
Możemy zobaczyć, dla kogo jest przeznaczona, kto ją zorganizował oraz dane kontaktowe pozostałych uczestników.
Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany terminu, wystarczy użyć przycisku „Reschedule”, który ponownie otworzy kalendarz.
[06:26]
Teraz jesteście już ekspertami od aktywności.
A właściwie prawie ekspertami.
Tworzenie własnych aktywności i planów aktywności to temat na kolejny film.
To wszystko na dziś, Odoersi.
Do zobaczenia następnym razem.
A do tego czasu pamiętajcie – bądźcie aktywni.
[00:02]
[muzyka] Co słychać, Odoersi? W tym filmie omówimy wszystko, co warto wiedzieć o aktywnościach w lejku CRM. Wyobraź sobie taką sytuację.
Twoja firma się rozwija. Zatrudniasz nowe osoby i wszystko zmierza w dobrym kierunku, ale zarządzanie relacjami z klientami pozostawia wiele do życzenia.
Nie wiesz, kto nad czym pracuje. Nie wiesz, którzy klienci kupują, a którzy unikają Twoich telefonów.
[00:25]
Nie ma łatwego sposobu, aby handlowcy komunikowali się między sobą i z klientami.
Odoersi, mówię wam – nie musi tak być.
W Stealthy Wood korzystamy z aplikacji Odoo CRM, aby utrzymać koncentrację zespołu sprzedaży, zadowolenie klientów i rozwój firmy. Wy też możecie.
No dobrze.
[00:49]
Dzisiaj skupimy się na aplikacji CRM. Otwórzmy ją i zobaczmy, co znajduje się w środku.
Na początku otwiera się lejek sprzedaży, a dokładniej mój lejek. Chcemy jednak zobaczyć wszystko.
Usuniemy więc filtr „Mój lejek”.
[01:07]
Po jego usunięciu możecie zauważyć, że nasz lejek jest bardziej kolorowy niż w niektórych wcześniejszych filmach.
Skąd te kolory?
Są one bezpośrednio powiązane z ikonami, które tutaj widzimy. Reprezentują one aktywności.
Szara ikona zegara oznacza, że dla tej szansy sprzedaży nie zaplanowano żadnych działań.
[01:29]
Ikona telefonu oznacza rozmowę telefoniczną, ikona osoby spotkanie, koperta wiadomość e-mail, a znacznik wyboru ogólne zadanie do wykonania.
Mamy również ikonę przesyłania pliku dla dokumentów wymagających udostępnienia.
Jeśli chodzi o kolory, zielony oznacza wydarzenie zaplanowane w przyszłości i wystarczającą ilość czasu na jego realizację.
Czerwony oznacza działanie po terminie.
Czy termin został przekroczony, czy po prostu nie zaplanowano kolejnego działania? Trzeba to sprawdzić.
[01:56]
Żółty oznacza, że działanie należy wykonać dzisiaj, więc warto się nim zająć.
Kolory paska etapu odzwierciedlają proporcje aktywności znajdujących się w danym etapie.
Porozmawiajmy teraz o samych aktywnościach.
Zaczniemy od kliknięcia szarej ikony zegara przy szansie „Tables for Bill”.
Po kliknięciu pojawi się okno planowania aktywności wraz z krótką informacją wyjaśniającą, dlaczego warto zaplanować działanie.
Dzięki, okienko.
[02:26]
Klikamy teraz „Schedule an Activity”.
Pojawia się formularz planowania aktywności.
Znajdują się w nim przyciski dla wszystkich wcześniej wspomnianych typów działań.
Poza spotkaniami każda aktywność zawiera podsumowanie, pole przypisania oraz sekcję notatek.
Automatycznie ustawiany jest również termin realizacji, który można zmienić.
[02:44]
Do spotkań wrócimy za chwilę, ale na razie zaplanujmy rozmowę telefoniczną.
Pozostawimy domyślny termin i przypiszemy aktywność naszemu najlepszemu handlowcowi – Williamowi.
Znają go w całej Nowej Anglii.
Dodajmy notatkę.
Po prostu ją wkleimy.
Gdy wszystko będzie gotowe, klikamy „Save and Done”.
[03:04]
Co właściwie zrobiliśmy?
Przy szansie sprzedaży pojawiła się zielona ikona telefonu.
Ale czy to wszystko?
Wejdźmy do tej szansy sprzedaży i sprawdźmy.
Zauważcie, że pole handlowca się nie zmieniło.
Nadal widnieje tam Mitchell Admin, ponieważ aktywność została przypisana Willie'emu, a nie całej szansie sprzedaży.
[03:27]
Po przewinięciu do sekcji Chatter zobaczymy nową sekcję „Planned Activities”.
Warto pamiętać, że pojawia się ona tylko wtedy, gdy zaplanowano przynajmniej jedną aktywność.
Widzimy tutaj aktywność przypisaną Willie'emu.
Kolor, ikona, termin, typ aktywności oraz notatka są widoczne w jednym miejscu.
[03:50]
Możemy oznaczyć aktywność jako wykonaną, edytować ją lub całkowicie anulować.
Jeśli ją anulujemy, sekcja zaplanowanych działań zniknie, ponieważ nie będzie już żadnych aktywności.
Jeszcze jedna uwaga przed omówieniem spotkań.
Aktywności można przypisywać również do utraconych szans sprzedaży, na przykład aby ponownie skontaktować się z klientem i spróbować odzyskać szansę biznesową.
[04:11]
To było całkiem proste.
Konfiguracja spotkania jest nieco bardziej rozbudowana, więc skupmy się teraz na niej.
Załóżmy, że rozmowa telefoniczna przebiegła pomyślnie.
Oczywiście tak było – Willie to świetny handlowiec.
[04:30]
Oznaczmy więc rozmowę jako wykonaną.
Dodamy opinię zwrotną.
Napiszemy: „Świetna robota, Will”.
Następnie klikniemy „Done and Schedule Next”.
Ponownie pojawi się formularz planowania aktywności.
[04:55]
Tym razem wybierzemy spotkanie.
Po jego wybraniu wszystkie wcześniejsze pola znikają.
System informuje nas, że należy zaplanować spotkanie w kalendarzu.
Czy oznacza to konieczność opuszczenia CRM i otwarcia aplikacji Kalendarz?
Absolutnie nie.
Klikamy przycisk „Schedule”.
[05:16]
I proszę bardzo.
Kalendarz otwiera się bez opuszczania aplikacji CRM.
Działa podobnie jak większość kalendarzy.
Po prawej stronie znajdują się opcje synchronizacji z Google Calendar i Microsoft Outlook.
Wyświetlane są wydarzenia związane z wybranymi uczestnikami.
[05:41]
Po zsynchronizowaniu zewnętrznego kalendarza jego wydarzenia również pojawią się tutaj.
Administratorzy zobaczą także przycisk umożliwiający udostępnianie kalendarza innym użytkownikom – całego kalendarza lub wybranych wydarzeń i przedziałów czasowych.
Utwórzmy teraz wydarzenie dla Williego.
Ustawimy je na jutro.
Załóżmy, że na godzinę 13:00.
Następnie klikamy „Save”.
[06:05]
Wracamy do formularza szansy sprzedaży, gdzie nowa aktywność jest już widoczna w sekcji zaplanowanych działań.
Możemy zobaczyć, dla kogo jest przeznaczona, kto ją zorganizował oraz dane kontaktowe pozostałych uczestników.
Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany terminu, wystarczy użyć przycisku „Reschedule”, który ponownie otworzy kalendarz.
[06:26]
Teraz jesteście już ekspertami od aktywności.
A właściwie prawie ekspertami.
Tworzenie własnych aktywności i planów aktywności to temat na kolejny film.
To wszystko na dziś, Odoersi.
Do zobaczenia następnym razem.
A do tego czasu pamiętajcie – bądźcie aktywni.
[muzyka] Co słychać, Odoersi? W tym filmie omówimy wszystko, co warto wiedzieć o aktywnościach w lejku CRM. Wyobraź sobie taką sytuację.
Twoja firma się rozwija. Zatrudniasz nowe osoby i wszystko zmierza w dobrym kierunku, ale zarządzanie relacjami z klientami pozostawia wiele do życzenia.
Nie wiesz, kto nad czym pracuje. Nie wiesz, którzy klienci kupują, a którzy unikają Twoich telefonów.
[00:25]
Nie ma łatwego sposobu, aby handlowcy komunikowali się między sobą i z klientami.
Odoersi, mówię wam – nie musi tak być.
W Stealthy Wood korzystamy z aplikacji Odoo CRM, aby utrzymać koncentrację zespołu sprzedaży, zadowolenie klientów i rozwój firmy. Wy też możecie.
No dobrze.
[00:49]
Dzisiaj skupimy się na aplikacji CRM. Otwórzmy ją i zobaczmy, co znajduje się w środku.
Na początku otwiera się lejek sprzedaży, a dokładniej mój lejek. Chcemy jednak zobaczyć wszystko.
Usuniemy więc filtr „Mój lejek”.
[01:07]
Po jego usunięciu możecie zauważyć, że nasz lejek jest bardziej kolorowy niż w niektórych wcześniejszych filmach.
Skąd te kolory?
Są one bezpośrednio powiązane z ikonami, które tutaj widzimy. Reprezentują one aktywności.
Szara ikona zegara oznacza, że dla tej szansy sprzedaży nie zaplanowano żadnych działań.
[01:29]
Ikona telefonu oznacza rozmowę telefoniczną, ikona osoby spotkanie, koperta wiadomość e-mail, a znacznik wyboru ogólne zadanie do wykonania.
Mamy również ikonę przesyłania pliku dla dokumentów wymagających udostępnienia.
Jeśli chodzi o kolory, zielony oznacza wydarzenie zaplanowane w przyszłości i wystarczającą ilość czasu na jego realizację.
Czerwony oznacza działanie po terminie.
Czy termin został przekroczony, czy po prostu nie zaplanowano kolejnego działania? Trzeba to sprawdzić.
[01:56]
Żółty oznacza, że działanie należy wykonać dzisiaj, więc warto się nim zająć.
Kolory paska etapu odzwierciedlają proporcje aktywności znajdujących się w danym etapie.
Porozmawiajmy teraz o samych aktywnościach.
Zaczniemy od kliknięcia szarej ikony zegara przy szansie „Tables for Bill”.
Po kliknięciu pojawi się okno planowania aktywności wraz z krótką informacją wyjaśniającą, dlaczego warto zaplanować działanie.
Dzięki, okienko.
[02:26]
Klikamy teraz „Schedule an Activity”.
Pojawia się formularz planowania aktywności.
Znajdują się w nim przyciski dla wszystkich wcześniej wspomnianych typów działań.
Poza spotkaniami każda aktywność zawiera podsumowanie, pole przypisania oraz sekcję notatek.
Automatycznie ustawiany jest również termin realizacji, który można zmienić.
[02:44]
Do spotkań wrócimy za chwilę, ale na razie zaplanujmy rozmowę telefoniczną.
Pozostawimy domyślny termin i przypiszemy aktywność naszemu najlepszemu handlowcowi – Williamowi.
Znają go w całej Nowej Anglii.
Dodajmy notatkę.
Po prostu ją wkleimy.
Gdy wszystko będzie gotowe, klikamy „Save and Done”.
[03:04]
Co właściwie zrobiliśmy?
Przy szansie sprzedaży pojawiła się zielona ikona telefonu.
Ale czy to wszystko?
Wejdźmy do tej szansy sprzedaży i sprawdźmy.
Zauważcie, że pole handlowca się nie zmieniło.
Nadal widnieje tam Mitchell Admin, ponieważ aktywność została przypisana Willie'emu, a nie całej szansie sprzedaży.
[03:27]
Po przewinięciu do sekcji Chatter zobaczymy nową sekcję „Planned Activities”.
Warto pamiętać, że pojawia się ona tylko wtedy, gdy zaplanowano przynajmniej jedną aktywność.
Widzimy tutaj aktywność przypisaną Willie'emu.
Kolor, ikona, termin, typ aktywności oraz notatka są widoczne w jednym miejscu.
[03:50]
Możemy oznaczyć aktywność jako wykonaną, edytować ją lub całkowicie anulować.
Jeśli ją anulujemy, sekcja zaplanowanych działań zniknie, ponieważ nie będzie już żadnych aktywności.
Jeszcze jedna uwaga przed omówieniem spotkań.
Aktywności można przypisywać również do utraconych szans sprzedaży, na przykład aby ponownie skontaktować się z klientem i spróbować odzyskać szansę biznesową.
[04:11]
To było całkiem proste.
Konfiguracja spotkania jest nieco bardziej rozbudowana, więc skupmy się teraz na niej.
Załóżmy, że rozmowa telefoniczna przebiegła pomyślnie.
Oczywiście tak było – Willie to świetny handlowiec.
[04:30]
Oznaczmy więc rozmowę jako wykonaną.
Dodamy opinię zwrotną.
Napiszemy: „Świetna robota, Will”.
Następnie klikniemy „Done and Schedule Next”.
Ponownie pojawi się formularz planowania aktywności.
[04:55]
Tym razem wybierzemy spotkanie.
Po jego wybraniu wszystkie wcześniejsze pola znikają.
System informuje nas, że należy zaplanować spotkanie w kalendarzu.
Czy oznacza to konieczność opuszczenia CRM i otwarcia aplikacji Kalendarz?
Absolutnie nie.
Klikamy przycisk „Schedule”.
[05:16]
I proszę bardzo.
Kalendarz otwiera się bez opuszczania aplikacji CRM.
Działa podobnie jak większość kalendarzy.
Po prawej stronie znajdują się opcje synchronizacji z Google Calendar i Microsoft Outlook.
Wyświetlane są wydarzenia związane z wybranymi uczestnikami.
[05:41]
Po zsynchronizowaniu zewnętrznego kalendarza jego wydarzenia również pojawią się tutaj.
Administratorzy zobaczą także przycisk umożliwiający udostępnianie kalendarza innym użytkownikom – całego kalendarza lub wybranych wydarzeń i przedziałów czasowych.
Utwórzmy teraz wydarzenie dla Williego.
Ustawimy je na jutro.
Załóżmy, że na godzinę 13:00.
Następnie klikamy „Save”.
[06:05]
Wracamy do formularza szansy sprzedaży, gdzie nowa aktywność jest już widoczna w sekcji zaplanowanych działań.
Możemy zobaczyć, dla kogo jest przeznaczona, kto ją zorganizował oraz dane kontaktowe pozostałych uczestników.
Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany terminu, wystarczy użyć przycisku „Reschedule”, który ponownie otworzy kalendarz.
[06:26]
Teraz jesteście już ekspertami od aktywności.
A właściwie prawie ekspertami.
Tworzenie własnych aktywności i planów aktywności to temat na kolejny film.
To wszystko na dziś, Odoersi.
Do zobaczenia następnym razem.
A do tego czasu pamiętajcie – bądźcie aktywni.
Aktywności w CRM
Aktywności (Activities) są jednym z najważniejszych narzędzi dostępnych w Odoo CRM. Umożliwiają planowanie kolejnych działań związanych z klientami i szansami sprzedaży, dzięki czemu handlowcy zawsze wiedzą, co należy zrobić, kto odpowiada za wykonanie zadania oraz jaki jest termin jego realizacji.
Dzięki aktywnościom można uporządkować proces sprzedaży, ograniczyć ryzyko pominięcia ważnych kontaktów z klientami oraz skuteczniej koordynować pracę całego zespołu handlowego.
Ikony aktywności w lejku sprzedaży
W widoku lejka sprzedaży każda szansa może posiadać ikonę informującą o zaplanowanej aktywności.
Najczęściej wykorzystywane typy aktywności to:
Telefon – rozmowa telefoniczna z klientem.
Spotkanie – spotkanie online lub stacjonarne.
E-mail – wysłanie wiadomości e-mail.
Zadanie – dowolna czynność wymagająca wykonania.
Dokument – przygotowanie lub przesłanie dokumentów.
Jeżeli przy szansie sprzedaży widoczny jest szary zegar, oznacza to brak zaplanowanych działań.
Kolory aktywności
Odoo wykorzystuje kolory do szybkiego określenia statusu aktywności.
Zielony – aktywność została zaplanowana na przyszłość.
Żółty – aktywność należy wykonać dzisiaj.
Czerwony – termin realizacji został przekroczony.
Dzięki kolorowym oznaczeniom użytkownicy mogą szybko zidentyfikować sprawy wymagające pilnej reakcji.
Planowanie aktywności
Nową aktywność można utworzyć bezpośrednio z widoku lejka sprzedaży lub z poziomu formularza szansy sprzedaży.
Podczas tworzenia aktywności można określić:
typ działania,
osobę odpowiedzialną,
termin realizacji,
notatkę lub instrukcję wykonania zadania.
Aktywność może zostać przypisana do dowolnego użytkownika systemu. Nie powoduje to zmiany właściciela szansy sprzedaży, lecz jedynie przekazuje odpowiedzialność za wykonanie konkretnego działania.
Zaplanowane działania
Po zapisaniu aktywność pojawia się w sekcji Zaplanowane działania znajdującej się w Chatterze.
Dla każdej aktywności wyświetlane są:
rodzaj działania,
termin realizacji,
osoba odpowiedzialna,
notatki,
status wykonania.
Z tego miejsca można również:
oznaczyć aktywność jako wykonaną,
edytować jej parametry,
anulować zaplanowane działanie.
Przypisywanie aktywności do innych użytkowników
Jedną z największych zalet aktywności jest możliwość delegowania zadań.
Przykładowo właściciel szansy sprzedaży może przypisać rozmowę telefoniczną innemu handlowcowi, działowi obsługi klienta lub specjalistycznemu konsultantowi. Dzięki temu proces sprzedaży może być realizowany przez wiele osób bez utraty kontroli nad przebiegiem działań.
Aktywności dla utraconych szans sprzedaży
Odoo pozwala planować aktywności również dla szans oznaczonych jako utracone.
Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy firma chce po pewnym czasie ponownie skontaktować się z klientem, sprawdzić aktualne potrzeby lub podjąć próbę odzyskania utraconej sprzedaży.
Spotkania i kalendarz
Spotkanie jest szczególnym rodzajem aktywności zintegrowanym z modułem Kalendarz.
Po wybraniu aktywności typu Spotkanie użytkownik może bezpośrednio otworzyć kalendarz i zaplanować wydarzenie bez opuszczania modułu CRM.
Podczas tworzenia spotkania można:
określić termin rozpoczęcia i zakończenia,
dodać uczestników,
wysłać zaproszenia,
zaplanować wydarzenie w kalendarzu.
Po zapisaniu spotkanie jest widoczne zarówno w CRM, jak i w kalendarzu użytkownika.
Integracja z kalendarzami zewnętrznymi
Odoo umożliwia synchronizację kalendarza z popularnymi usługami zewnętrznymi.
Obsługiwane są między innymi:
Google Calendar,
Microsoft Outlook Calendar.
Synchronizacja pozwala wyświetlać wydarzenia utworzone poza Odoo oraz zarządzać harmonogramem z jednego miejsca.
Zmiana terminu spotkania
Jeżeli zachodzi potrzeba przełożenia spotkania, można skorzystać z funkcji Przełóż (Reschedule).
Funkcja otwiera kalendarz i pozwala wybrać nowy termin bez konieczności tworzenia wydarzenia od początku. Dzięki temu zarządzanie zmianami harmonogramu jest szybkie i wygodne.
Dobre praktyki pracy z aktywnościami
Podczas codziennej pracy warto stosować kilka prostych zasad:
każda aktywna szansa sprzedaży powinna posiadać zaplanowaną kolejną aktywność,
po zakończeniu działania warto od razu zaplanować następny krok,
należy regularnie kontrolować aktywności oznaczone kolorem czerwonym,
wszystkie ważne ustalenia warto zapisywać w notatkach,
zadania można delegować bez zmiany właściciela szansy sprzedaży.
Stosowanie tych zasad pozwala utrzymać porządek w procesie sprzedaży i zwiększa skuteczność działań handlowych.
Podsumowanie
Aktywności stanowią podstawowy mechanizm organizacji pracy w Odoo CRM. Pozwalają planować rozmowy, spotkania, wiadomości e-mail oraz inne działania związane z obsługą klientów. Dzięki kolorowym oznaczeniom, możliwości delegowania zadań oraz integracji z kalendarzem pomagają utrzymać kontrolę nad procesem sprzedaży i zapewniają, że żadna ważna szansa biznesowa nie zostanie pominięta.
Rating
0
0
Na razie nie ma komentarzy.
Dołącz do tego kursu
aby jako pierwszy zostawić komentarz.